請有意向申報的老師于10月18日（星期五）前，于“中國教育系統學術會議雲平台”（http://econf.hust.edu.cn）提交簽字蓋章後的相關材料。
校内各有關單位：
根據教育部《關于做好2020年國際會議預報和管理工作的通知》（教外司際〔2019〕2604号）要求和《吉林大學關于舉辦國際會議的管理辦法（試行）》（校發〔2019〕33号），現将2020年國際會議（含雙邊會議）預報和管理工作有關事宜通知如下：
一、國際會議預報要求
國際會議預報制度旨在限制重複舉辦相同的會議，防止出現先對外承諾後申報的現象。國際會議預報年份是指會議申報單位拟對外宣布或承諾（或申辦）的年份。預報中的“2020年國際會議”既包括拟在2020年年内召開的國際會議，也包含拟在2020年後舉辦、但須在2020年對外承諾的國際會議。
國際會議每年可分兩次進行預報。2019年11月前可預報下一年度拟在華舉辦的一般國際會議和重大國際會議，2020年4月前可補預報拟在2020年7-12月舉辦的一般國際會議。
預報僅需提供拟舉辦會議的簡單信息，在拟對外承諾日期前四個月須提交正式申報材料。未經教育部審批通過的會議不得擅自對外承諾。
需特别注意的是：
1.國際會議預報經教育部審批通過後，方可提交會議正式申報材料。
2.國際會議預報、正式申報和總結均須嚴格按時限要求提交材料，如确因特殊原因未能按時限要求提交的，須另以公函的形式說明原因。教育部在國際會議的受理和審批過程中将會考慮申報單位以往會議提交預報、申報和總結的情況。
根據國際會議的相關管理規定，會議結束後，申報單位須于兩個月内在申報系統中提交國際會議總結材料，并将書面總結報送國際合作與交流處。2019年已獲批并于8月25日前舉辦完畢的國際會議，需在2020年國際會議預報截止日期前在系統中提交會議總結。未按時在系統中提交總結的單位，教育部将限制該單位未來會議的預報和申報工作。
3.重大國際會議必須按時限預報，逾期不得補報。已作為一般會議批準的國際會議不得随意升格，不得随意邀請黨和國家領導人、外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦或重要閣僚出席會議。對于重大國際會議，教育部經審核後，将報國務院審批。根據以往經驗，未經預報的重大國際會議在正式申報時有可能不被批準，因此務必請各教學科研單位高度重視，做好規劃和提前預報工作。
注：重大國際會議是指：1.外賓人數在100人以上或會議總人數在400人以上的社科類國際會議，以及外賓人數在300人以上或會議總人數在800人以上的自然科學技術專業領域的專業性或學術性國際會議；2.有外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦出席的高級别國際會議；3.邀請黨和國家領導人出席的國際會議；4.其他事關核心利益、涉及重大敏感問題以及重要國際問題的國際會議。 上述類别重大國際會議，均需提前一年預報至教育部，由教育部向外交部報送年度申辦和舉辦國際會議計劃，并報送國務院備案，未納入年度計劃或未通過教育部初審的重大國際會議，教育部原則上不再受理。
一般國際會議是指：1.外賓人數在100人以下或會議總人數在400人以下的一般國際會議，以及外賓人數在300人以下或會議總人數在800人以下的自然科學技術領域的專業性或學術性國際會議；2.雙邊會議以及國際合作項目中的工作會議。
二、2020年國際會議預報方式
根據教育部要求，國際會議的預報、申報和管理在“中國教育系統學術會議雲平台”（以下簡稱“國際會議管理系統”）中進行，登錄網址為http://econf.hust.edu.cn。各教學科研單位需組織本單位計劃于2020年舉辦或對外承諾舉辦國際會議的申報人登錄國際會議管理系統進行國際會議預報申請，填寫并下載預報申請表，簽字蓋章後在系統中上傳掃描件，由申報單位管理員在線進行審核，管理員審核需于10月25日（星期五）前完成。
申報單位未備案管理員賬戶的，需在國際會議管理系統注冊，填寫《吉林大學國際會議管理系統單位管理員備案表》（附件3），由本單位黨委書記簽字并加蓋黨委公章，送至國際合作與交流處專家科，電子版發送至expert@jlu.edu.cn。
審核完畢後，各單位須彙總并填寫《2020年度拟申辦及在華舉辦（含承辦、合辦等）國際會議計劃表》（附件4），加蓋單位公章，于10月25日（星期五）前将紙質版原件報送至國際合作與交流處專家科，電子版發送至expert@jlu.edu.cn。
聯 系 人：田間 于歌
聯系電話：0431-85166565
郵 箱：expert@jlu.edu.cn
附件：1.《吉林大學關于舉辦國際會議的管理辦法（試行）》
2.國際會議管理系統操作指南
3.吉林大學國際會議管理系統單位管理員備案表
4.2020年度拟申辦及在華舉辦（含承辦、合辦等）國際會議計劃表
國際合作與交流處
2019年9月27日
